Los ladrones de tiempo

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Los ladrones de tiempo
“El tiempo perdido no se recupera nunca más”
(Benjamin Franklin)

En el mundo corporativo, existe una legión de ladrones de tiempo, a quienes llamamos desperdiciadores. Actúan furtivamente, reduciendo su eficacia, comprometiendo sus metas, incluso provocándole stress. A continuación observe a los principales factores entre ellos, y vea si están presentes en su vida.

1. Interrupciones: significa que usted posee valor, amigos o detenta informaciones de interés de otros. Las interrupciones ocurren por teléfono, e-mail o lo visitan personalmente. Para reducirlas:

    aprenda a decir no y sea firme;
    atienda a la gente de pie;
    mantenga la puerta de la sala cerrada;
    continúe escribiendo mientras atiende a alguien;
    filtre llamados telefónicos e e-mails;
    evite ser receptivo a visitantes inesperados;
    retire o saque las sillas de la sala dificultando que terceros puedan acomodarse;
    use las palabras mágicas: discúlpeme, por favor y, por gentileza.

2. Comunicación Deficiente: ocurre cuando las responsabilidades y la autoridad no están definidas con claridad en la empresa o cuando hay un exceso de subordinados. La posología consiste en:

    defina con claridad metas y objetivos;
    determine responsabilidades y atribuciones;
    utilice un lenguaje simple, conciso y sin ambigüedades;
    en la duda, pregunte: intente hacerlo bien la primera vez;
    proporcione informaciones seguras para permitir una toma de decisiones consistente y una acción inmediata;
    recuerde que la regla de oro se llama delegar.

3. Reuniones: muchas son innecesarias y se agendan sin criterio. Duran mucho tiempo, se vuelven evasivas y no generan resultados. Para convertirlas en productivas:

    agende las reuniones con anticipación;
    convoque sólo a las personas directamente involucradas en el tema;
    defina la pauta y comuníquela a todos con anticipación;
    defina horarios de inicio y de finalización;
    mantenga la pauta y busque la objetividad;
    no permita interrupciones externas y mantenga los celulares apagados;
    promueva debates, saque conclusiones, tome decisiones y defina como actuar;
    haga actas o memorandos con un resumen de la reunión con la firma de los participantes;
    haga reuniones cortas de pie.

4. Teléfono: imprescindible para la vida moderna, es el mayor villano de las interrupciones y, por consiguiente, una de las fuentes más significativas de pérdida de tiempo. Algunos consejos:

    reserve horarios para hacer y recibir llamados;
    coloque los llamados por hacer en orden de prioridad;
    prepárese para cada uno de los llamados, muniéndose previamente de informaciones;
    identifíquese al comienzo del llamado – la gente no esta obligada a reconocer su voz;
    deje recados claros y concisos;
    concéntrese en escuchar a la persona con quien esté hablando, evitando desviar la atención;
    nunca prometa devolver un llamado si no estuviera  preparado para tal o, no deseara hacerlo;
    nada de disculpas o mentiras: use la honestidad diciendo que no puede atender en ese momento;
    termine sus conversaciones con cortesía, pero con objetividad.

5. Celular: en la misma proporción en que agiliza las comunicaciones, también actúa como agente de interrupciones, invadiendo inclusive su privacidad. Sugestiones para optimizar su uso:

    apague el celular cuando esté en reunión o realizando alguna tarea que exija concentración;
    manténgalo en vibracall para atender urgencias;
    utilice su ojo mágico para seleccionar los llamados que merecen ser atendidos;
    recoja los mensajes dos veces por día y devuelva los llamados en horarios predeterminados;
    grabe un mensaje personalizado en el contestador;
    considere la posibilidad de habilitar un segundo celular sólo para emergencias, pero divulgue ese número con selectividad;
    evite atenderlo cuando esté en su casa.

6. E-mail: substituye el teléfono con objetividad. Pero, cuando se utiliza sin criterio, se convierte en una fuente de interrupciones, malentendidos y hasta disputas judiciales. Formas de gerenciarlo:

    instale un servicio anti-spam;
    baje sus mensajes como máximo cuatro veces por día en horarios predefinidos;
    responda de inmediato los mensajes recibidos y defina un tiempo para hacerlo;
    utilice el subject (asunto) para clasificar los mensajes;
    organice carpetas distintas para archivarlos;
    cree reglas de mensajes;
    tenga una firma electrónica grabada;
    utilice un corrector ortográfico.

7. Internet e Intranet: son instrumentos importantes para acelerar la comunicación y búsqueda de informaciones. Mas vale recordar que, a veces, puede ser más eficiente caminar hasta el lugar de trabajo de su colega. Además:

    evalúe con criterio el uso de la intranet y de los comunicadores tipo ICQ y Messenger;
    igual que el teléfono y el e-mail, sea selectivo y coherente en el envío y recepción de mensajes;
    atención con los sites navegados en virtud del riesgo de virus y spies (programas espías);
    solicite soporte al responsable por el mantenimiento de la red en el caso que note alguna irregularidad;
    deje de firmar e-zines y no autorice la divulgación de datos suyos o de la empresa.

Por supuesto que hay otros factores de desperdicio de tiempo que podríamos incluir. Pero prestando atención a estos siete aspectos, es seguro que su productividad personal aumentará.

Y esté siempre atento a los imprevistos. Son imponderables, por eso, deje espacio en su agenda para contratiempos. Planee su día y su vida teniendo en mente: “y si…”.