Qué hacer cuando el cliente no tiene razón
La negociación, la inteligencia emocional y la documentación de quejas se encuentran entre las mejores formas de manejar reclamos sin fundamento.
En un contexto donde la línea de negocios de las empresas representa la supervivencia empresarial, los gerentes deben estar atentos a todos los detalles de la organización, como la satisfacción del cliente. En la práctica, los casos de insatisfacción pueden resultar en tres pérdidas importantes a largo plazo. “El primer punto a ser afectado en la estructura organizativa es el área de ventas porque un cliente insatisfecho, y sin recibir el mínimo de atención, generalmente deja de comprar productos de la marca, inclusive se dirige a la competencia. Otro elemento que debe ser destacado es que la reputación puede ser afectada debido a las quejas públicas. En este caso, las redes sociales son responsables de agravar la situación al hacer que la acción esté disponible para miles de visitas en tiempo real. Pero cuando se hace de manera tradicional, a través de un ente regulador, el récord de insatisfacción aumenta las posibilidades de multas”, dice Marcus Marques, mentor de pequeñas y medianas empresas.
Para Marques, la máxima de que el cliente siempre tiene la razón es sólo un mito porque, a veces momentos, las personas luchan por derechos inexistentes. Por lo tanto, es necesario que, en esas circunstancias, las organizaciones actúen con consideración y equilibrio para mantener su capacidad de negociación.
¿Cómo deberíamos actuar ante los reclamos?
El incumplimiento de cualquier reclamo de los consumidores es una falla organizativa en sí misma, ya que rompe la regla principal de fortalecer la relación empresa-cliente. Además de tener cuidado con este detalle, es necesario renunciar a explicaciones complejas a lo largo de la aclaración de los puntos cuestionados por la clientela para demostrar una apreciación de la opinión de las personas.
¿Cuál sería la solución?
Al detectar un reclamo en el servicio, es imprescindible que la compañía desarrolle una solución al problema, preferiblemente lo antes posible. Entre las alternativas ofrecidas por los gerentes está el cambio de productos en caso de daños, o una disculpa por la insatisfacción relacionada con un servicio deficiente.
¿Podemos llegar a una negociación?
Sí. Diseñar una solución para la insatisfacción del servicio no es sinónimo de resolución de problemas porque el cliente puede rechazar la oferta. En esta coyuntura, es necesario tener una contraoferta bajo la manga. Si la negociación vuelve a fallar, la sugerencia es escuchar las intenciones del consumidor para encontrar una manera satisfactoria para ambas partes.
¿Cómo podemos usar la inteligencia emocional?
Es natural que a las personas se le alteren los nervios o se sientan lastimadas, lo que complica la negociación de una solución. Ante ese escenario, los empleados que están al frente de la atención necesitan desarrollar sus habilidades de inteligencia emocional para calmar los ánimos de sus clientes.
¿Es importante documentar las quejas?
Claro que sí. Las críticas también son un medio de evolución para la empresa. Por lo tanto, es esencial registrarlas en un documento detallado. Este material permite la identificación de las quejas más recurrentes y las soluciones utilizadas en cada episodio. Como resultado, la iniciativa abre un espacio para la estandarización de la atención, convirtiéndose en la base para la capacitación de nuevos empleados.