Cómo armar un buen equipo de ventas

Cómo armar un buen equipo de ventas

by 18/12/2008

Ellos son el motor del negocio: conozca los desafíos y secretos de escoger a los empleados que van a  aumentar sus ganancias.

Un equipo de fútbol necesita buenos jugadores en posiciones específicas: defensores, atacantes, mediocampistas y arquero. Sin embargo, esos atletas deben rendir como grupo, como un mecanismo que funcione perfectamente. Es decir, que no siempre los, en teoría, mejores van a ser buenos para el equipo en la práctica. Lo mismo ocurre con el equipo de ventas de una tienda de instrumentos musicales. Por eso es tan importante saber elegir quien va a ocupar esta función fundamental para el éxito de la empresa. “Es imposible mantener un negocio de música sin vendedores calificados. Y a la vez es muy difícil encontrarlos.

Tenemos 12 vendedores y siempre estamos necesitando más. En este momento, por ejemplo, estamos buscando a tres nuevos vendedores”, afirma Miguel Ángel Onorato, propietario de Daiam, una tienda de instrumentos musicales de Argentina, que cuenta con dos establecimientos, uno en Buenos Aires y el otro en Mar del Plata. Lo mismo ocurre en Chile, según afirma Juan Martín Domínguez, Director Comercial de Musical Hit, de Santiago, la capital chilena. ”Tener un negocio de música sin personal entrenado es como tener un equipo de fútbol sin jugadores”, compara.

Para lograr armar un equipo de ventas triunfador es necesario tener en cuenta una serie de factores: experiencia, disposición, personalidad, capacidad de comunicación y conocimiento del mercado. En su mayoría, los propietarios del negocio creen que un músico se va a desempeñar mejor que un vendedor que no sea músico. Tiene sentido. Sin embargo, en la práctica, la teoría puede fallar. Domínguez cuenta que ya contrató músicos que no podían ser vendedores. “Muchas veces, el espíritu suelto y rebelde del músico es un punto en contra de su capacidad para vender instrumentos musicales”, explica. En la tienda argentina Daiam el conocimiento de los instrumentos siempre fue fundamental. “Capacitamos a nuestro personal en instrumentos. Es necesario saber por lo menos algo de ellos”, afirma Onorato.

Tener a los mejores vendedores no es una tarea fácil. Los expertos en el tema señalan que el éxito en la contratación de la gente adecuada determina el grado de rapidez con el que un pequeño negocio pasa de la supervivencia al crecimiento. Es así como define el tema el consultor argentino Alejandro Wald. “Dicho de otra manera, el éxito de un negocio depende en gran medida del reclutamiento de gente capaz, y si es posible, la obtención de los mejores para el puesto y para la empresa.”

Wald tiene la receta para contratar el personal ideal. Música & Mercado presenta a continuación los ocho consejos de Wald para lograr los mejores resultados en la contratación de vendedores, ya sea en empresas grandes o pequeñas:

1. Defina los objetivos centrales del puesto
Haga una lista de los cinco objetivos clave del puesto. Una vez hecho esto, determine las capacidades y la experiencia necesarias para desempeñarlo exitosamente.
2. Prepare una descripción amplia de las tareas asociadas al puesto
O, por lo menos, haga un borrador de las funciones y expectativas de la posición. Esto lo va a ayudar a refinar la descripción y a afirmar sus prioridades para la toma de decisiones de contratación.
3. Use una amplia base de recursos para encontrar un número suficiente de candidatos en perspectiva
Pregunte a los empleados, a los proveedores, a colegas, asociaciones comerciales, organizaciones educativas. Ponga anuncios en la sección de empleos del diario, pero también en sitios no tradicionales. Trate de “pescar con la red más grande”. Cuánto más candidatos tenga para elegir, mayor será la posibilidad de acertar.
4. Utilice el filtrado
Aproveche el proceso de lectura de las solicitudes de empleo para conseguir información valiosa sobre los sueldos que paga la competencia y las prácticas de contratación existentes. Elimine de la búsqueda a aquellos que “no pasan” el filtro de sus objetivos y habilidades requeridas.
5. Use un proceso estructurado de entrevista:
A. Filtre
B. Pregunte
C. Evalúe e Investigue
D. Confíe pero verifique
6. Haga las mismas preguntas a todos los candidatos, luego adapte algunas a la experiencia específica de cada uno.
Durante las entrevistas, haga preguntas sobre la experiencia específica y los logros del candidato. Pídale ejemplos de su experiencia. Evite hacer preguntas hipotéticas: la mayoría de los candidatos saben que contestar.
7. Verifique las referencias y las acreditaciones de estudios.
Sea precavido con las personas cuyos antecedentes parecen “demasiado buenos para ser verdaderos”.
8. Después de la contratación, prepare una buena inducción para el nuevo empleado.

Con la persona correcta, un buen comienzo requiere un pequeño esfuerzo adicional, pero que puede brindar excelentes recompensas. Establezca un buen plan de inducción y orientación inicial, e informe al nuevo empleado de sus progresos en el trabajo desde el primer día.

“Ningún sistema es a prueba de fallas. De todos modos, el esfuerzo extra en la contratación ayuda a evitar desastres y permite contar, la mayoría de las veces, con la gente correcta.

PARTE 1: ¿CUAL ES EL PERFIL DE SU NEGOCIO?

Antes de empezar con el proceso selectivo, es fundamental entender como funciona el departamento de ventas del negocio, para descubrir el perfil de vendedor adecuado. Todo empieza con el análisis del perfil de la tienda: que es lo que vende, que tipo de público alcanza y cuales son los tipos de sistemas de ventas. José Carmo Vieira de Oliveira, experto en marketing de la Unidad de Orientación Empresarial del Sebrae de San Pablo, órgano que apoya empresarios de todo Brasil sugiere hacer algunas divisiones:

1) Por región: distribuya los elementos del equipo de ventas por las zonas geográficas que considere más importantes. Cada vendedor tiene un área de trabajo y vende todos los productos de la empresa. Punto positivo: con el tiempo los vendedores conocerán mejor a los clientes. Punto negativo: estar en la misma área por mucho tiempo puede cansar. Si la empresa tiene muchos productos o exige conocimiento técnico, el vendedor estará sujeto a no profundizar ninguno de ellos
2) Por productos: cada vendedor comercializa un grupo de productos de la empresa. Punto positivo: el vendedor va a conocer a fondo el equipamiento, y el cliente estará más bien informado. Punto negativo: obliga que el vendedor se responsabilice por un área muy específica, lo que puede provocar irritación en los clientes que son atendidos por vendedores diferentes en cada momento de compra. Este sistema se muestra muy eficiente en el comercio minorista de instrumentos.
3) Por tipo de cliente: si la empresa presenta esta división con un público, que exige perfiles diferentes de atención, es beneficioso tener vendedores con perfiles y áreas distintas de trabajo. Punto positivo: psicológicamente, es un factor de fuerte influencia sobre el cliente. Punto negativo: si los clientes con características semejantes no están en la misma región del negocio, el trabajo se complica
4) Sistema mixto: si la tienda ya tiene una estructura grande, puede optar por la distribución zona/producto, zona/cliente o zona/producto/cliente.

PARTE 2: COMO ENCONTRAR PROFESIONALES

Todo equipo de ventas de excelencia debe estar atento a cinco factores fundamentales para el éxito del negocio: hablar con las personas adecuadas y con poder de decisión; descubrir y entender sus necesidades; construir en aquella persona la visión de cómo su producto o servicio puede responder a sus necesidades y deseos; saber demostrar el valor que su producto o servicio trae para aquella persona u organización y, por último, controlar el proceso de venta. Cuando uno de esos factores está ausente, la venta no se realiza. Para encontrar profesionales que se adecuen al perfil de la empresa, es necesario pasar por cuatro etapas en el proceso de reclutamiento: la descripción de la tarea del profesional, la construcción del perfil del candidato de acuerdo con esas tareas, el reclutamiento mismo y la selección.

PARTE 3: ¿CUAL ES El PERFIL IDEAL DE UN VENDEDOR?

Esta es la principal pregunta que el departamento de ventas debe hacerse en el momento de contratar personal. “Para nosotros el vendedor tiene que conocer el negocio y dedicarse”, afirma Onorato, de Daiam. Según el consultor de Sebrae, de San Pablo, existen algunas características comunes para un profesional de ventas. “Deben ser personas comunicativas, empáticas, entusiastas, curiosas y ordenadas”, afirma. Además de eso, la persona debe tener conocimiento de la empresa, de los productos que vende, de los clientes que va a atender, de la manera de comunicarse (expresión verbal y corporal), de la manera correcta de vestirse y del comportamiento social.

Oliveira recomienda también algunas habilidades importantes, como sociabilidad, rapidez en la atención, claridad en las explicaciones, saber escuchar y, sobretodo, ser siempre educado. “Es un tipo de función que exige también espíritu de complicidad con los compañeros, disposición, seguridad y autocontrol”, agrega.

Cuadro de análisis del perfil

Utilice el cuadro de abajo, del consultor de Sebrae San Pablo, para obtener parámetros de análisis del candidato.
1) Factores cuantitativos
a) Edad
b) Formación escolar y calificación profesional
c) Experiencia
d) Calificaciones especiales: idiomas, estado civil, propiedad de vehículo, conocimiento de otros rubros, etc.
e) Buena apariencia
f) Facilidad de expresión
2) Rasgos de caracter
a) Estabilidad: permanencia en empleos anteriores e interés
b) Disposición para el trabajo
c) Perseverancia: capacidad de terminar lo que empezó
d) Sociabilidad: capacidad de convivir con otras personas
e) Lealtad a la empresa
f) Auto confianza: iniciativa propia, poder de decisión
g) Liderazgo: capacidad de comandar
h) Equilibrio emocional
3) Motivación en el cargo
a) Dinero
b) Seguridad
c) Status
d) Poder
e) Perfección
f) Espíritu de competición
g) Disposición para prestar servicios

PARTE 4: LA SELECCION

Filtro inicial: currículum y recomendación

En el proceso de reclutamiento, el currículum es la primera referencia en la selección de los candidatos que más se acercan a las condiciones y características deseadas por el empresario. La recomendación de personas de confianza también es común en este proceso.

Según Oliveira, el currículum tiene la función de fijar un nivel mínimo para el filtro y, en la proyección inicial, debe objetivar las propuestas de empleo según tres criterios:
– Eliminados: candidatos que no poseen los elementos mínimos exigidos.
– Dudoso: candidatos que están en el nivel justo de exigencia.
– Probables: candidatos que están por arriba del nivel exigido.
– A contratar: candidatos con todos los pre requisitos necesarios, descritos y evaluados en función de los factores cuantitativos, trazos de carácter y motivación en el cargo.

Entrevistas: evaluación de personalidad

Antes de la entrevista personal, puede haber una entrevista por teléfono. Con ella, será posible apreciar el vocabulario del candidato, la atención que persta por teléfono, cuanto espera cobrar, cuanto cobra ahora, para quél empresa trabaja en ese momento, hace cuanto, que hacía antes. Si es importante, pregunte su estado civil, si tiene hijos y de que edad. “En esta fase, es posible ganar tiempo eliminando a los candidatos dudosos”, destaca el experto de Sebrae, San Pablo. “Nuestros candidatos hacen entrevistas con los principales directivos de la empresa. Para ser contratado es necesario que todos lo aprueben”, explica Julio Sánchez, gerente general de Planeta Música, de Costa Rica.

En la entrevista en vivo, es necesario informar al interesado sobre la empresa, el trabajo, las ventas, sus estrategias, es decir todo lo que se considere importante para dejar al candidato consciente sobre lo que va a hacer, en caso que sea el elegido. Después de este contacto personal, muchos candidatos desisten de seguir con el proceso de selección, lo que contribuye para que sea más efectivo.

Evite las trampas. Durante la conversación con el candidato, es importante que el analista sepa que va a entrevistar a personas que teóricamente poseen una buena capacidad de convencimiento. Entonces, debe intentar evitar caer en trampas, como la del vendedor que solo tiene éxitos para contar. “Es imposible que un vendedor no haya tenido un mal momento“, dice Sánchez.

PARTE 5: HORA DE DECIDIR

Tabla de control de admisión

Después del filtraje del currículum, las entrevistas personales y telefónicas, es posible utilizar un sistema de puntos en el que se atribuyen notas a los distintos niveles de selección de cada candidato. El sistema va a ser muy útil en el momento de decidir. Los niveles siguen la misma secuencia de la tabla de análisis del perfil de la página XX.
Nombre del candidato: ____________________________________________
Categoría del perfil: (  ) dudoso                                (  ) probable

Factores cuantitativos                                     Peso    Nota (1 a 5)    Puntuación total
1- Edad                                                              2
2- Educación                                                     5
3- Experiencia en ventas                                4
4- Calificaciones especiales                             3
5- Salud                                                             3
6- Apariencia                                                    4
7- Facilidad de expresión                                4

Trazos de carácter                                          Peso    Nota (1 a 5)    Puntuación total
1- Estabilidad                                                     2
2- Disposición para el trabajo                          3
3- Perseverancia                                               5
4- Sociabilidad                                                   4
5- Lealtad                                                           2
6- Autoconfianza                                               4
7- Liderazgo                                                       1
8- Equilibrio emocional                                    4

Motivación en el cargo                                  Peso    Nota (1 a 5)    Puntuación total
1- Dinero                                                             4
2- Seguridad                                                      4
3- Status                                                             3
4- Poder                                                              2
5- Perfección                                                      2
6- Espíritu de competencia                              5
7- Disposición para prestar servicios              5

Puntuación
– 75 a 150 puntos: eliminado
– 151 a 225 puntos: dudoso
– 226 a 300 puntos: probable
– 301 a 375 puntos: se recomienda contratar