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4 estrategias para vencer los desafíos en la atención al cliente

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4 estrategias para vencer los desafíos en la atención al cliente

La pandemia por COVID-19 está creando desafíos para las compañías que operan en servicio al cliente en diferentes sectores. Vea algunos consejos que pueden ayudar.

Muchos buscan mantener la estabilidad operativa causada por las enfermedades de los empleados y mantener el formato de trabajo incluso de forma remota, además de garantizar la conectividad de la red corporativa. Como resultado, los profesionales repartidos en múltiples ubicaciones han descubierto que necesitan abordar las brechas en los procesos comerciales. En los centros de contacto, estos desafíos representan largos tiempos de espera para el cliente.

Por el momento, lo más importante para los líderes del equipo de servicio al cliente es cómo administrar una fuerza de trabajo distribuida y responder rápidamente a las necesidades del cliente en tiempos de crisis. Pero, ¿por dónde empezar? Intentamos analizar algunas de las principales estrategias a considerar durante este período.

El primer paso: un enfoque de servicio empático

Actualmente, los clientes de diferentes países están preocupados por una variedad de problemas, como gastar dinero; planes de viaje cancelados o pérdida de inversiones e ingresos de jubilación. Por otro lado, los procedimientos acordados y compartidos pueden ayudar tanto al cliente como al asistente a responder y resolver problemas.

Por ejemplo, formule cambios en las políticas o procedimientos para demostrar empatía en las operaciones comerciales. Cree pautas con reglas definidas para el viaje del cliente, con el fin de guiar y definir el lenguaje para los agentes de servicio en relación con las políticas, procedimientos y resoluciones actuales. Esto facilita la respuesta de los empleados para resolver problemas y ayuda a mantener la coherencia en las interacciones.

La empatía es especialmente cierta para los asistentes, ya que están en primera línea, experimentando dificultades, tratando de calmar a los clientes que esperan más tiempo para ser escuchados. Probablemente estén trabajando con un conjunto limitado de herramientas y lidiando con sistemas desconectados y procesos interrumpidos en su nueva realidad de trabajar desde casa. Hay formas de abordar muchas de estas brechas adoptando la estrategia tecnológica correcta.

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El objetivo es generar un alto nivel de servicios, además de administrar los costos y la carga de trabajo al mismo tiempo. Vea las cuatro formas principales de mostrar empatía por sus clientes y agentes, mientras administra los costos y moderniza su estrategia de servicio:

Aproveche los canales digitales para aumentar el volumen, con la misma cantidad de empleados: la cantidad de llamadas es alta en este momento y la perspectiva es que continuará siéndolo en los próximos meses. Para aliviar este volumen de trabajo, las empresas necesitan ampliar la capacidad sin aumentar el número de empleados. De esta manera, los líderes están expandiendo el soporte para canales de mensajería digital, como el web chat, Facebook Messenger, Twitter y Apple Business Chat, lo que permite hablar con varios clientes simultáneamente. Estos canales ayudan a acomodar mejor este flujo de volumen y a reducir los costos de servicio.

Reducción en el volumen de contactos a través del autoservicio, chatbots y asistente de inteligencia virtual (IVA): las empresas pueden reducir los tiempos de espera/respuesta cuando se trata de un mayor volumen de contactos, utilizando chatbots y asistentes de inteligencia para responder consultas iniciales de servicio al cliente. A diferencia de los chatbots del pasado, la tecnología actual va más allá de las consultas simples, como el horario comercial y la información de contacto.

La nueva generación de chatbots aplica el procesamiento del lenguaje natural (PNL) y el análisis de sentimientos para leer y analizar las palabras de los clientes y luego se conectan a los datos específicos de cada uno para comprender su viaje individual, por ejemplo, para reconocer el registro de una queja en ese momento. En este contexto, IVA ofrece información específica sobre el estado de la queja e incluso ofrece contenido dinámico al individuo, evitando la necesidad de dirigirse a una persona. Los bots y los IVA son útiles para reducir la tensión en los canales de los agentes activos, ya que pueden ejecutarse simultáneamente y, lo que es más importante, están disponibles para el servicio al cliente en todo momento (24×7).

Mayor agilidad y reducción de costos con bots de correo electrónico de procesamiento de lenguaje natural (PNL): hoy en día, muchas empresas se ocupan de una avalancha de correos electrónicos de clientes y empleados que clasifican manualmente cada comunicación, interpretando el problema y reenviándolos a los responsables de las soluciones. Además del alto costo, cualquiera de estos correos electrónicos puede ser urgente para responder, lo que puede dejar a los clientes esperando durante varios días hasta que se lea el mensaje.

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Ahora, las empresas están transformando este procedimiento manual en uno automatizado, a través del bot de correo electrónico desarrollado por NPL. Cuando los robots de correo electrónico abren automáticamente cada mensaje, entienden el contexto e incluso buscan la solución. Los bots de correo electrónico son extremadamente impactantes para acelerar la resolución de dificultades para los clientes, además de reducir los costos. Las tasas de éxito superan el 75% con la automatización.

Use la gestión de casos y las micro jornadas para reducir el tiempo de contacto entre equipos: estas tecnologías son importantes porque ayudan a los equipos de primera línea a realizar el trabajo de manera eficiente y con un esfuerzo mínimo. Asegúrese de que los empleados remotos estén conectados al sistema de la empresa, de modo que todos los datos de interacción con el cliente se capturen, rastreen y utilicen para la gestión de casos. Por lo tanto, le queda tiempo para comprometerse individualmente con sus clientes.

Las micro jornadas definidos proporcionan hojas de ruta para que los sigan sus agentes y sistemas de CRM, por lo tanto, todas las consultas de los clientes se procesarán y resolverán en contexto y de manera adecuada durante todo el proceso.

Evite esfuerzos innecesarios para tener éxito

En un momento en que los mercados, los entornos de trabajo y las necesidades de los clientes continúan cambiando, aproveche todas las soluciones en su caja de herramientas para apoyar las necesidades operativas y de compromiso de los clientes. Se requiere la capacidad de planificar lo impredecible. Al aplicar las estrategias descritas en este artículo y con la tecnología y el enfoque adecuados, puede ganar agilidad además de ampliar las soluciones para toda la organización.

Estos enfoques son duraderos y están diseñados ‘sin canal’, lo que significa que el código y la lógica no están bloqueados en un silo de canal, sino que pueden activarse en cualquier canal tan pronto como se configuren.

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Autor: Maurício Prado Silva, director general para América Latina de Pegasystems

Imagen: Ascaldera.com

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Música y Mercado es la revista de negocios en el segmento de audio profesional, la luz y los instrumentos musicales. Nuestro tema es animar a los empresarios a desarrollar la distribución y venta de equipos.

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ETC Ltd se traslada a un nuevo edificio ecológico de última generación en Londres

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ETC Ltd ha anunciado su mudanza a un innovador edificio ecológico en Londres, duplicando el espacio de su sede anterior. 

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Con más de 3.200 metros cuadrados, esta nueva instalación marca un avance significativo en el crecimiento de la compañía y en la expansión de sus servicios. Diseñado por el propio equipo de ETC, el edificio ofrece áreas ampliadas para demostraciones, capacitación, conferencias y colaboración. Además, cuenta con una suite de visualización, disponible para que los profesionales del sector preparen sus producciones, y un espacio de almacenamiento mejorado para atender la creciente demanda de productos de ETC.

El nuevo edificio es una muestra del compromiso de ETC con la sostenibilidad, ya que es el primer proyecto de su tipo en el mundo en obtener el estándar BREEAM Outstanding, posicionándolo en el 1% superior de los edificios no residenciales en el Reino Unido. La sede cuenta con paneles solares que generan hasta 180 kW, almacenamiento de energía de hasta 80 kWh, cargadores para vehículos eléctricos y un sistema de recolección de agua de lluvia que alimenta un muro verde de 144 m² en el exterior.

La iluminación y el control del edificio están impulsados por los sistemas de ETC, destacándose la tecnología de control de energía F-Drive y las luminarias ArcSystem Navis y Source Four Mini LED, todo gestionado por el sistema ETC Paradigm para optimizar la eficiencia energética.

Matthew Brookfield, gerente general de ETC, comentó: “Estamos entusiasmados de comenzar este nuevo capítulo en un espacio que representa nuestra visión de crecimiento. Esta instalación es un compromiso con nuestros empleados, clientes y usuarios finales. Este edificio no solo optimizará nuestras operaciones, sino que también nos permitirá seguir ofreciendo soluciones y servicios de la más alta calidad.”

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Atención al cliente en tiendas de IM: ¿Hasta dónde puede llegar un Bot y cuándo debe intervenir un humano?

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El uso de bots en la atención al cliente se ha expandido rápidamente en diversos sectores, incluyendo el de instrumentos musicales y equipos de audio. 

Aunque el servicio automatizado ofrece ventajas claras, como respuestas rápidas y disponibilidad 24/7, tiene sus límites – especialmente en un mercado que exige personalización y conocimientos técnicos. Entonces, ¿hasta dónde debe llegar el bot en el servicio de atención al cliente y cuándo es momento de que un humano tome el control?

A continuación, presentamos los principales puntos que las tiendas especializadas deben considerar para equilibrar el uso de bots y la intervención humana en su atención al cliente.

1. Preguntas frecuentes y soporte inicial: La fortaleza del Bot

Para cuestiones básicas y recurrentes, los bots son una excelente herramienta. En tiendas de instrumentos musicales, pueden configurarse para responder a preguntas comunes como:

  • Horario de atención y ubicación de la tienda;
  • Estado de pedidos e información de entrega;
  • Política de cambios y devoluciones;
  • Disponibilidad de productos populares.

Estas respuestas rápidas ayudan a resolver inquietudes frecuentes y liberan tiempo para el equipo de atención al cliente, permitiendo que los empleados se concentren en casos más complejos.

2. Asistencia técnica básica: Cómo el Bot puede ayudar

En tiendas de audio e instrumentos, el soporte técnico es una necesidad frecuente. Un bot bien programado puede responder preguntas sobre el uso básico de los productos, tales como:

  • Configuraciones iniciales de pedales, amplificadores o mezcladoras;
  • Tipos de cables y conectores para diferentes instrumentos;
  • Compatibilidad entre dispositivos.

Estos bots necesitan un “banco de conocimientos” sólido y actualizado. No obstante, si la pregunta requiere configuraciones avanzadas o implica problemas específicos de funcionamiento, el bot debe señalar que un experto tomará el control del caso.

3. Recomendaciones de productos: El límite de la personalización del Bot

Para quienes buscan instrumentos específicos, como una guitarra con cierto tono o un micrófono para un tipo particular de grabación, la personalización es clave. Aunque el bot puede sugerir productos con base en una lista predefinida, es difícil que iguale el nivel de precisión que ofrece un especialista.

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En este caso, es esencial que la conversación pase rápidamente a manos de un asesor humano. Los empleados capacitados pueden indagar sobre el estilo musical, el nivel de habilidad del cliente y otros detalles importantes para recomendar el producto adecuado.

4. Solución de problemas técnicos complejos: El rol del especialista humano

En productos tan técnicos como los instrumentos y equipos de audio, es común que surjan preguntas o problemas que van más allá de las capacidades de un bot. Cuando un cliente tiene dificultades con el uso de un dispositivo, como una falla de audio en una mezcladora o la configuración de un teclado MIDI, la atención humana es esencial.

Un técnico humano puede guiar al cliente en pruebas específicas, sugerir soluciones detalladas e incluso detectar posibles fallos en el equipo. En estos casos, el bot debe rápidamente redirigir al cliente hacia un experto en la tienda.

5. Cierre de ventas y asesoría en decisiones de compra

Cuando un cliente necesita ayuda para tomar una decisión final de compra, la intervención de un asesor humano es clave. Muchas veces, esta fase implica temas financieros, como:

  • Opciones de pago y financiamiento;
  • Políticas de garantía y servicio técnico;
  • Detalles sobre descuentos o promociones vigentes.

El asesoramiento humano ofrece credibilidad, explica términos técnicos y brinda una experiencia personalizada que facilita la conversión de ventas.

6. ¿Cuándo debe el Bot escalar al servicio humano?

Definir claramente los criterios para esta transición es esencial. El bot debe estar configurado para identificar situaciones en las que un humano es necesario, tales como:

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  • Preguntas que involucran múltiples productos o configuraciones avanzadas.
  • Solicitudes de información detallada y específica.
  • Reclamos o pedidos de devolución.
  • Consultas sobre presupuestos personalizados para equipos o paquetes completos.

Para una transición fluida, el bot puede informar al cliente sobre el tiempo estimado de espera para la asistencia humana y ofrecer la opción de regresar al bot para preguntas rápidas.

7. El equilibrio ideal: El trabajo en equipo entre Bot y humano

La combinación de atención automatizada y humana funciona mejor cuando ambos roles colaboran y complementan sus fortalezas. Mientras que el bot maneja las tareas repetitivas y filtra las consultas iniciales, el agente humano se encarga de los casos que requieren un conocimiento profundo y una atención más personalizada.

El equilibrio entre la atención automatizada y humana es una estrategia eficaz para tiendas de instrumentos musicales y audio. Con una implementación adecuada, se logra un servicio más ágil y empático, que aumenta la satisfacción del cliente y las probabilidades de conversión. La clave está en definir hasta dónde debe llegar el bot, permitiendo que cumpla su papel sin comprometer la calidad del servicio. Al final, encontrar el balance ideal entre bot y humano es esencial para ofrecer una experiencia de compra completa y satisfactoria.

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10 consejos para aumentar las ventas en la temporada de Navidad y Fin de Año en tiendas de instrumentos musicales y equipos de audio

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La época navideña y el fin de año representan una oportunidad invaluable para aumentar las ventas en las tiendas de instrumentos musicales y equipos de audio. 

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Para aprovechar al máximo este período festivo, es fundamental crear una experiencia de compra que atraiga tanto a músicos principiantes como a profesionales. Aquí te dejamos algunas recomendaciones clave para lograr un cierre de año exitoso.

1. Ofertas y paquetes de regalos musicales

Durante las fiestas, muchos clientes buscan regalos para amigos y familiares que son amantes de la música. Crea una sección de “Regalos Musicales” con opciones que se adapten a diferentes presupuestos, desde accesorios básicos hasta instrumentos para principiantes y equipos de nivel profesional. Ofrecer paquetes como un teclado con audífonos y pedal, o una guitarra con afinador y púas, facilitará la decisión de compra.

2. Decoración festiva y vitrinas atractivas

Las vitrinas decoradas y la ambientación navideña en la tienda crean un ambiente cálido que invita a los clientes a comprar. Organiza la exhibición de productos en secciones destacadas como “Regalos de Navidad” y prepara un área de prueba para instrumentos populares. Esto permite que los clientes exploren y prueben los productos, generando una experiencia de compra completa.

3. Promociones de Fin de Año y paquetes especiales

Las promociones son ideales para incentivar las compras. Ofrece descuentos en kits de inicio para quienes deseen aprender a tocar un instrumento, o crea paquetes especiales en categorías populares como DJ, percusión y guitarras. Este tipo de ofertas permite atraer tanto a músicos experimentados como a quienes recién comienzan.

4. Presencia online y campañas digitales

El comercio online tiene un papel clave durante las festividades. Asegúrate de que tu sitio esté bien organizado, con una sección especial de “Ofertas de Navidad” que destaque los productos en promoción. Además, usa las redes sociales y campañas de email marketing para comunicar estas ofertas y atraer más clientes. Ofrecer beneficios como envío gratis o entrega express puede ser el factor decisivo para muchos compradores.

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5. Kits de iniciación para nuevos músicos

El fin de año es un momento en el que muchas personas deciden aprender a tocar un instrumento. Ofrece kits de iniciación para guitarras, teclados, baterías y otros instrumentos, a un precio especial. Los kits básicos son una excelente opción de regalo para aquellos que desean introducirse en el mundo de la música.

6. Facilidades de pago y opciones de financiación

Para los productos de mayor valor, como instrumentos profesionales, considera ofrecer opciones de pago a plazos sin intereses. Esto hace que el regalo sea más accesible y aumenta la probabilidad de venta. Resalta esta opción en tus campañas publicitarias y en la tienda online para que los clientes lo tengan en cuenta.

7. Servicio postventa y cupones de mantenimiento

Ofrecer un servicio postventa o cupones de mantenimiento gratuito es un valor agregado que aumenta la percepción de calidad. Esto también contribuye a fidelizar a los clientes, quienes verán a tu tienda como un lugar de confianza y profesionalismo al momento de realizar sus compras.

8. Atención especializada y experiencia personalizada

La época navideña es un momento de mucho flujo en las tiendas, y la atención personalizada puede marcar la diferencia. Capacita a tu equipo para que ayuden a los clientes a encontrar el regalo perfecto, explicándoles las características y ventajas de cada producto. Un buen servicio crea una experiencia positiva, lo cual aumenta las probabilidades de una compra satisfactoria.

9. Programas de fidelización y cupones para el Nuevo Año

Incentiva a los clientes a volver a tu tienda ofreciendo programas de fidelización o cupones de descuento para usar en el próximo año. Esta estrategia no solo impulsa las ventas en la temporada navideña, sino que también ayuda a mantener el flujo de clientes durante los primeros meses del nuevo año.

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10. Campañas de remarketing para recordar a los clientes

Muchos clientes pueden no completar su compra en la primera visita al sitio. Utiliza campañas de remarketing para recordarles los productos que vieron o agregaron al carrito. Los recordatorios sobre la fecha límite de entrega y descuentos especiales pueden ayudar a motivarlos a completar la compra.

Siguiendo estos consejos, tu tienda de instrumentos musicales y equipos de audio estará mejor preparada para maximizar las ventas durante la Navidad y el fin de año. Crear una experiencia de compra inolvidable y acogedora en la tienda, y una estrategia online sólida, atraerá a clientes que volverán a confiar en tu negocio durante todo el año.

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