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4 estrategias para vencer los desafíos en la atención al cliente

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4 estrategias para vencer los desafíos en la atención al cliente

La pandemia por COVID-19 está creando desafíos para las compañías que operan en servicio al cliente en diferentes sectores. Vea algunos consejos que pueden ayudar.

Muchos buscan mantener la estabilidad operativa causada por las enfermedades de los empleados y mantener el formato de trabajo incluso de forma remota, además de garantizar la conectividad de la red corporativa. Como resultado, los profesionales repartidos en múltiples ubicaciones han descubierto que necesitan abordar las brechas en los procesos comerciales. En los centros de contacto, estos desafíos representan largos tiempos de espera para el cliente.

Por el momento, lo más importante para los líderes del equipo de servicio al cliente es cómo administrar una fuerza de trabajo distribuida y responder rápidamente a las necesidades del cliente en tiempos de crisis. Pero, ¿por dónde empezar? Intentamos analizar algunas de las principales estrategias a considerar durante este período.

El primer paso: un enfoque de servicio empático

Actualmente, los clientes de diferentes países están preocupados por una variedad de problemas, como gastar dinero; planes de viaje cancelados o pérdida de inversiones e ingresos de jubilación. Por otro lado, los procedimientos acordados y compartidos pueden ayudar tanto al cliente como al asistente a responder y resolver problemas.

Por ejemplo, formule cambios en las políticas o procedimientos para demostrar empatía en las operaciones comerciales. Cree pautas con reglas definidas para el viaje del cliente, con el fin de guiar y definir el lenguaje para los agentes de servicio en relación con las políticas, procedimientos y resoluciones actuales. Esto facilita la respuesta de los empleados para resolver problemas y ayuda a mantener la coherencia en las interacciones.

La empatía es especialmente cierta para los asistentes, ya que están en primera línea, experimentando dificultades, tratando de calmar a los clientes que esperan más tiempo para ser escuchados. Probablemente estén trabajando con un conjunto limitado de herramientas y lidiando con sistemas desconectados y procesos interrumpidos en su nueva realidad de trabajar desde casa. Hay formas de abordar muchas de estas brechas adoptando la estrategia tecnológica correcta.

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El objetivo es generar un alto nivel de servicios, además de administrar los costos y la carga de trabajo al mismo tiempo. Vea las cuatro formas principales de mostrar empatía por sus clientes y agentes, mientras administra los costos y moderniza su estrategia de servicio:

Aproveche los canales digitales para aumentar el volumen, con la misma cantidad de empleados: la cantidad de llamadas es alta en este momento y la perspectiva es que continuará siéndolo en los próximos meses. Para aliviar este volumen de trabajo, las empresas necesitan ampliar la capacidad sin aumentar el número de empleados. De esta manera, los líderes están expandiendo el soporte para canales de mensajería digital, como el web chat, Facebook Messenger, Twitter y Apple Business Chat, lo que permite hablar con varios clientes simultáneamente. Estos canales ayudan a acomodar mejor este flujo de volumen y a reducir los costos de servicio.

Reducción en el volumen de contactos a través del autoservicio, chatbots y asistente de inteligencia virtual (IVA): las empresas pueden reducir los tiempos de espera/respuesta cuando se trata de un mayor volumen de contactos, utilizando chatbots y asistentes de inteligencia para responder consultas iniciales de servicio al cliente. A diferencia de los chatbots del pasado, la tecnología actual va más allá de las consultas simples, como el horario comercial y la información de contacto.

La nueva generación de chatbots aplica el procesamiento del lenguaje natural (PNL) y el análisis de sentimientos para leer y analizar las palabras de los clientes y luego se conectan a los datos específicos de cada uno para comprender su viaje individual, por ejemplo, para reconocer el registro de una queja en ese momento. En este contexto, IVA ofrece información específica sobre el estado de la queja e incluso ofrece contenido dinámico al individuo, evitando la necesidad de dirigirse a una persona. Los bots y los IVA son útiles para reducir la tensión en los canales de los agentes activos, ya que pueden ejecutarse simultáneamente y, lo que es más importante, están disponibles para el servicio al cliente en todo momento (24×7).

Mayor agilidad y reducción de costos con bots de correo electrónico de procesamiento de lenguaje natural (PNL): hoy en día, muchas empresas se ocupan de una avalancha de correos electrónicos de clientes y empleados que clasifican manualmente cada comunicación, interpretando el problema y reenviándolos a los responsables de las soluciones. Además del alto costo, cualquiera de estos correos electrónicos puede ser urgente para responder, lo que puede dejar a los clientes esperando durante varios días hasta que se lea el mensaje.

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Ahora, las empresas están transformando este procedimiento manual en uno automatizado, a través del bot de correo electrónico desarrollado por NPL. Cuando los robots de correo electrónico abren automáticamente cada mensaje, entienden el contexto e incluso buscan la solución. Los bots de correo electrónico son extremadamente impactantes para acelerar la resolución de dificultades para los clientes, además de reducir los costos. Las tasas de éxito superan el 75% con la automatización.

Use la gestión de casos y las micro jornadas para reducir el tiempo de contacto entre equipos: estas tecnologías son importantes porque ayudan a los equipos de primera línea a realizar el trabajo de manera eficiente y con un esfuerzo mínimo. Asegúrese de que los empleados remotos estén conectados al sistema de la empresa, de modo que todos los datos de interacción con el cliente se capturen, rastreen y utilicen para la gestión de casos. Por lo tanto, le queda tiempo para comprometerse individualmente con sus clientes.

Las micro jornadas definidos proporcionan hojas de ruta para que los sigan sus agentes y sistemas de CRM, por lo tanto, todas las consultas de los clientes se procesarán y resolverán en contexto y de manera adecuada durante todo el proceso.

Evite esfuerzos innecesarios para tener éxito

En un momento en que los mercados, los entornos de trabajo y las necesidades de los clientes continúan cambiando, aproveche todas las soluciones en su caja de herramientas para apoyar las necesidades operativas y de compromiso de los clientes. Se requiere la capacidad de planificar lo impredecible. Al aplicar las estrategias descritas en este artículo y con la tecnología y el enfoque adecuados, puede ganar agilidad además de ampliar las soluciones para toda la organización.

Estos enfoques son duraderos y están diseñados ‘sin canal’, lo que significa que el código y la lógica no están bloqueados en un silo de canal, sino que pueden activarse en cualquier canal tan pronto como se configuren.

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Autor: Maurício Prado Silva, director general para América Latina de Pegasystems

Imagen: Ascaldera.com

Música y Mercado es la revista de negocios en el segmento de audio profesional, la luz y los instrumentos musicales. Nuestro tema es animar a los empresarios a desarrollar la distribución y venta de equipos.

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Audiotonix recibe inversión de PAI Partners para continuar creciendo

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Una inversión histórica para Audiotonix asegura la futura expansión de uno de los grupos tecnológicos líderes en audio profesional.

Audiotonix anuncia que ha llegado a un acuerdo para una inversión de próxima etapa de PAI Partners, una destacada firma de capital privado.

La nueva inversión sigue a una asociación exitosa con la casa de inversión global Ardian que ha permitido a Audiotonix mejorar aún más su importante presencia en eventos en vivo, creación de audio profesional, instalación comercial, producción de cine y televisión y mercados de broadcast. Ardian mantendrá una participación minoritaria en Audiotonix mediante una reinversión como parte de esta transacción. 

“Me gustaría agradecer a Ardian por la confianza y su sólido apoyo a Audiotonix y a todas nuestras marcas desde su inversión en marzo de 2020”, afirma James Gordon, CEO de Audiotonix. “Ardian invirtió junto a nosotros justo cuando comenzaron los bloqueos globales de Covid, y desde nuestra primera reunión estuvieron alineados para garantizar que todas nuestras marcas emergieran en una posición más fuerte que antes, pero con los mismos equipos y valores de marca totalmente respaldados. Nos permitieron continuar nuestra gran inversión en I+D y respaldaron nuestro deseo de agregar las marcas adecuadas a nuestra cartera”.

Sobre esta nueva inversión, James tiene clara la elección de socio. “Hemos pasado los últimos 12 meses seleccionando el equipo adecuado para que se asocie con nosotros en nuestro próximo capítulo, y me complace decir que el equipo de PAI encajó perfectamente desde nuestra primera reunión. Vienen a nosotros con un alcance global y una pasión por la música y la tecnología que encaja naturalmente con nuestras marcas de audio profesional hoy y mañana”.

Colm O’Sullivan y Neil McIlroy, ambos socios de PAI, dijeron: “Estamos encantados de asociarnos con James Gordon y el excepcional equipo directivo de Audiotonix, junto con Ardian, en este próximo capítulo de crecimiento. Audiotonix está bien posicionado para beneficiarse de los vientos de cola estructurales positivos en la economía de la experiencia y diversos entornos de audio profesional, ya sea en entretenimiento en vivo, audio profesional instalado, música o deportes. Esperamos trabajar con el equipo mientras el grupo continúa ofreciendo productos profesionales líderes en el mercado, definiendo experiencias de audio en todo el mundo”.

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Sam Ash Music cierra todas sus tiendas en Estados Unidos

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Después de 100 años en el mercado musical, la increíble cadena de tiendas anunció que cerrará todas sus tiendas físicas. Promociones están siendo realizadas tanto en sus tiendas como en su sitio web.

Sam Ash había comenzado a cerrar tiendas físicas en marzo como parte de una reestructuración de la empresa, pero ayer el mundo se deparó con un comunicado triste en las redes sociales: A partir del día 2 de mayo, TODAS las tiendas Sam Ash Music Store comenzaron a realizar ventas por cierre.

La noticia trae consigo la oportunidad de obtener grandes precios en una selección de instrumentos musicales y equipo de audio profesional de alto nivel, no sólo en las tiendas físicas sino también a través de samash.com, claro.

Pero aún no se saben ciertamente los motivos y muchos empleados de las diferentes tiendas a lo largo de Estados Unidos reportaron haberse enterado del cierre por las redes sociales. Parece que, atravesando problemas económicos, la empresa no encontró un inversor para sustentar sus actividades y se vio forzada a tomar esta decisión.

De propiedad familiar, Sam Ash fue fundada en 1924 y ha sido la mayor cadena de tiendas de música de Estados Unidos y también una de las más antiguas.

La repercusión en las redes sociales ha sido enorme:

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Un ex empleado, Jeff Rose, comentó en Facebook: “Trabajé en la tienda de Margate durante 3 años y medio, hice algunos amigos para toda la vida. Mucho antes de eso compré mi primera batería “bonita” e innumerables platillos, guitarras, amplificadores y otros artículos a lo largo de los años. 100 años es una buena racha para cualquier empresa familiar. ¡Saludos!”

Edward Kraemer Jr dijo: “Pronto no habrá ningún lugar adonde ir y ver los artículos que deseas comprar. Tengo una relación de amor y odio con Internet. Extrañaremos a Sam Ash”.

Brian Fitzgerald recordó: “Siempre me encantó visitar sus tiendas y ver a mi hijo probar sus baterías. Su compañía siempre fue particularmente buena para mi familia y nunca la olvidaremos. Gracias”.

Francis Joe exclamó: “Soy de la India. Mi primera y única visita a los EEUU fue a Los Ángeles en 2012 y me propuse visitar su tienda en Sunset Boulevard. Bien valió la pena la visita. Estaba planeando volver a finales de septiembre de este año, pero ahora me decepciona saber que tendré que extrañarlos por mucho tiempo (no diría para siempre, como se dice: nunca digas nunca)”.

Se esperan más comunicados oficiales en breve.

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¿Cómo crear un catálogo de productos efectivo para exportación?

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En el contexto de las ventas internacionales, el catálogo representa tu tarjeta de presentación y tiene un gran potencial para atraer la atención y el interés del comprador.

En este artículo, comparto varias sugerencias sobre aspectos importantes a considerar al crear un catálogo para exportación.

Conoce a tu público objetivo

Antes de empezar a desarrollar el catálogo, es importante entender quiénes son tus clientes potenciales en el mercado internacional. Analiza sus necesidades, preferencias y comportamientos de compra para adaptar tu catálogo de acuerdo a ellos.

Diseño atractivo y profesional.

El diseño del catálogo es la primera impresión que tendrán los clientes de tu empresa y tus productos. Asegúrate de utilizar un diseño limpio, atractivo y profesional que resalte los productos de forma clara y organizada. Incluye imágenes de alta calidad y descripciones detalladas.

Resalta beneficios y características únicos

En el catálogo es importante resaltar las ventajas y características únicas de tus productos en relación a la competencia. Muestra cómo tus productos pueden satisfacer de manera superior las necesidades de los clientes. Resalta tu USP (Unique Selling Proposition, o propuesta de venta única).

Organización y categorización

Organiza tus productos de forma lógica y categorizada para facilitar la navegación por el catálogo. Si es necesario, divide los productos por tipo, función, aplicación o cualquier otra categorización relevante.

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Incluir información detallada

Proporciona información completa y detallada de cada producto, incluyendo especificaciones técnicas, tamaños disponibles, materiales utilizados, certificaciones, etc. Cuanta más información relevante proporciones, más confianza tendrá el cliente en tu marca.

Ejemplo práctico: supongamos que estás exportando accesorios para instrumentos. Tu catálogo puede incluir secciones para diferentes categorías, como guitarras eléctricas, guitarras acústicas, instrumentos de viento. Cada sección debe contener imágenes de alta calidad de cada producto, junto con descripciones detalladas, tamaños disponibles, materiales utilizados e instrucciones de cuidado.

Además, podrás resaltar las diferencias de cada pieza, como materiales exclusivos, diseños innovadores o procesos de producción sostenibles. Asegúrate de incluir información de contacto clara para que los clientes interesados ​​puedan comunicarse fácilmente para realizar pedidos o hacer preguntas.

No se puede subestimar la importancia de la sostenibilidad en los negocios actuales, y esto se extiende al desarrollo de catálogos de productos para la exportación. Integrar prácticas sostenibles en todo el proceso, desde la producción del producto hasta la creación del catálogo, puede aportar varios beneficios a la empresa y al medio ambiente.

Responsabilidad ambiental

Al elegir materiales sostenibles y prácticas de producción respetuosas con el medio ambiente, demuestras un compromiso con la responsabilidad medioambiental. Esto no sólo fortalece la imagen de tu empresa, sino que también muestra a los clientes potenciales que te preocupas por el impacto medioambiental de tu negocio.

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Diferencial competitivo

En un mercado cada vez más consciente, los consumidores buscan marcas que adopten prácticas sostenibles. Al resaltar la sostenibilidad en tu catálogo de productos de exportación, puedes diferenciar tu marca de la competencia y atraer consumidores que valoren la responsabilidad ambiental.

Atrayendo nuevos mercados

Muchos mercados internacionales están estableciendo regulaciones más estrictas en materia de sostenibilidad y exigiendo a las empresas que demuestren prácticas responsables. Al incorporar la sostenibilidad a tu catálogo de productos, cumplirás con estas normativas y podrás expandir tu negocio a nuevas regiones.

Ejemplo práctico: en el contexto de un catálogo de accesorios sostenibles para exportación, puedes destacar los materiales orgánicos o reciclados utilizados en la producción de productos o incluso en los embalajes, por ejemplo, así como los procesos de fabricación sostenibles adoptados por tu empresa. Además, puedes incluir información sobre programas de reciclaje, proyectos de compensación de carbono o asociaciones con comunidades locales para promover la sostenibilidad en toda la cadena de valor.

Al comunicar claramente estas iniciativas en el catálogo, no sólo informas a los clientes sobre el origen sostenible de los productos, sino que también los animas a tomar decisiones conscientes y apoyar prácticas comerciales respetuosas con el medio ambiente.

Integrar la sustentabilidad en los catálogos de productos para exportación no solo agrega valor a la marca, sino que también contribuye a un futuro más sustentable y consciente. Al adoptar un enfoque sostenible para tu negocio, no sólo satisfaces las demandas actuales del mercado, sino también construyes una base sólida para el crecimiento y la innovación a largo plazo.

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* Por Maikel Martin Barroero. Gestión de Exportación | Ventas, Marketing y Negociaciones Estratégicas

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