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¿Dónde esta el error?
Descubra cuales son las fallas mas comunes en la administracion de un negocio y como hacer para evitarlas

El deseo de tener el negocio propio está presente en la vida de mucha gente. Son innumerables las ventajas de montar un comercio y, con buena voluntad y esfuerzo, las  chances de tener éxito aumentan. Sin embargo, existen trampas listas para atrapar hasta al más experto. Administrar una empresa implica una serie de responsabilidades que pueden determinar su éxito o su fracaso.

Planificación
Los dueños de cualquier comercio son los que todavía cometen muchos de los errores más comunes. Antes que nada, se debe considerar un programa correcto, tal como lo explica José Ronoel Piccin, Presidente del Consejo Administrativo de la Asociación Nacional de Ejecutivos de Finanzas, Administración y Contabilidad (Anefac), de Brasil: “En todos los negocios es necesario planificar las acciones que se harán efectivas a lo largo del año y cuál es el rumbo a tomar”, dice.

Piccin destaca la parte financiera. Ese rumbo necesita estar bien delineado, teniendo en cuenta todas las particularidades de la empresa. Para ello, es necesario que todo esté bajo control. “El comerciante debe tener el control absoluto de todas las transacciones hechas y los análisis de flujo de caja”, sostiene Irineu de Ascenção, Director de Relaciones Institucionales de la Asociación Comercial Empresarial de Brasil (Aceb). “La mejor forma es registrar cada transacción hecha, discriminando el valor, para que haya continuamente un dominio de la situación”, aconseja.

En esa planificación también es necesario prever otros rumbos a tomar en el caso que algo no funcione.  “Se debe estar preparado para más de un escenario”, alerta Piccin.

Informatización
Pero, los que prefieren organizarse según las antiguas reglas, tienen que tener cuidado.  “El modelo arcaico del cuadernito de las cuentas, o incluso de planillas y más planillas, es pasible de fallas graves”, alerta Marcelo Ortega, Consultor de Ventas, Liderazgo y Desarrollo de equipos comerciales y autor del libro Exito en Ventas. 

Hoy, no tener un sistema informatizado de organización puede generar falta de confianza entre empleados y clientes. “Los comerciantes necesitan mostrar que tienen el control de su tienda, que están conectados y atentos”, explica Ortega. Mucho desperdicio puede evitarse con la automatización.  “Los comerciantes necesitan evaluar  el beneficio, evitando pérdidas, desperdicios, descuentos excesivos y todo lo que resulte agresivo para el negocio, promoviendo lo que puede denominarse ralo, que hace desaparecer todo lo que se consiguió almacenar en el mes”, asegura.

Para Piccin, la informática es un arma importante contra la desorganización. “Hoy, la informática está muy adelantada. Existen softwares para todos los tipos de negocios. Ello no  sólo elimina, sino que reduce mucho los problemas de organización de esas cuestiones básicas”, sostiene.

Conozca su producto
Al montar una tienda  existe un contacto directo con el comprador, y esa interacción debe ser la mejor posible. Además del tratamiento, se necesita el conocimiento total del producto que se está vendiendo. “La falta de información y conocimiento en relación a sus productos y servicios  puede desencadenar lagunas en la atención. Eso se torna un problema, ya que, en la tienda, el punto más alto es la relación con el  cliente”, argumenta Ascenção. Para el Director de la Aceb, “Lo ideal es que el empresario trate de  informarse, de hacer cursos, de ir a conferencias, de mantener conversaciones informales con otras personas de su segmento. O sea, todo lo que le pueda agregar conocimiento”.

Pero, nada adelantará si el comerciante no conquista al cliente. Para ello, la actitud que se demuestra es el factor  determinante. “Inspirar éxito, con gente que sabe sonreír, atender bien, que tiene conocimientos, habilidad y una actitud que cautiva más y mas clientes. El secreto del éxito no es complicar por demás, sino estar atento a los detalles cotidianos”, declara Ortega. Una atención rápida, eficaz y educada, hace la diferencia. “A veces, entramos en una tienda y permanecemos parados esperando para ser atendidos y, luego de una espera interminable, alguien viene con un pésima actitud  y una disposición de terror, que irrita  a cualquier persona.   Una vez más recalco que lo  importante es formar gente y delinear procesos que trabajen bien, comprometidos y entusiasmados”, alerta.

Atención en las  compras
No hay tienda  que consiga mantenerse sin una  gama variada que justifique su existencia. El cliente quiere opciones y el comerciante precisa estar preparado para atender esa exigencia. Según Ascenção, “el stock bajo o la falta de  variedad de determinado producto son fallas que definitivamente no le agradan al consumidor”.

Sin embargo, aún con un buen stock, muchos comerciantes concentran su atención en la venta,  en detrimento de la compra. Ese error puede hacer que el beneficio sea menor, tal como explica Piccin: “Es importante que el comerciante ‘exprima’ bien a los proveedores y pichinchee bastante en la negociación. El beneficio  está más en las compras que en las ventas”, garantiza.

Aprenda a delegar
Por más que el comerciante quiera concentrar toda la responsabilidad en si mismo, el hecho de delegar funciones puede desahogar el cúmulo de funciones y mejorar el flujo de trabajo de la tienda.  Pero esto no significa que el comerciante necesite relajar la dirección  de su establecimiento. Tal como explica Ortega: “Delegar no quiere decir abandonar el comando. Los líderes en una tienda temen  distribuir autonomía, especialmente de aquellos establecimientos más complicadas, como los de enfoque financiero. Pero se trata de un tema inevitable a medida que el negocio crece. Para delegar es necesario gerenciar por confianza, aunque siempre monitoreando a la persona hasta que se vuelva totalmente apta y se muestre como segura y confiable”. 

Para que ello ocurra, es fundamental el training adecuado de los empleados.  “Delegar es importante cuando hay un equipo. Para que una buena planificación tenga éxito,  es de extrema importancia el designar tareas y clarificar los resultados esperados y las metas que deben alcanzarse”, dice Ascenção. Piccin está de acuerdo con eso: “Cuando hay una cantidad razonable de empleados, delegar es importante. En todos los niveles de negocio, existe la necesidad  de delegar. Pero es necesario entrenar bien a la persona a la cual se está delegando”.